Feiern im Verein: Stressfreie Feier organisieren

SERVICE (st/fi) - Noch ist es draußen eher kalt und ungemütlich. Doch immer öfter spitzt der Frühling mal rein und gibt uns mit ein paar Sonnenstunden einen kleinen Ausblick, wie es bald wieder werden wird. Voller Vorfreude auf Frühling und Sommer ist genau der richtige Zeitpunkt, um die Vereinsfeiern für dieses Jahr zu planen!

Eine Vereinsveranstaltung kann viele Ziele haben: Man kann neue Interessenten gewinnen, die Vereinskasse aufstocken und den Zusammenhalt der Mitglieder fördern. Ob ein Sportverein, gemeinnütziger Verein oder ein Interessenclub: Die meisten Menschen lieben Veranstaltungen, die im Freien stattfinden. In den letzten Jahren wurde es immer beliebter, trotz Unwetter draußen zu feiern. Zelte, Pavillons und gute Laune erlauben es den Menschen, auch außerhalb der geschlossenen Räume zu jedem Wetter Spaß zu haben.

Auch jetzt zu Ostern kann man toll draußen sein, ein Osterfeuer genießen und Stockbrot essen. Wie für Kinder, so auch für Erwachsene ist es möglich, einen spaßigen Nachmittag oder Abend im Kreise der Vereinsmitglieder und Freunde zu verbringen. Der Zeitpunkt ist dabei nicht so relevant: Auf gutes oder zumindest stabiles Wetter kann man aktuell nicht hoffen. Viele Vereine entscheiden sich also für einen späteren Termin oder trauen sich, den Ostermontag für ihr Event zu beanspruchen. Mit guten Jacken, guter Laune und einem interessanten Programm kann auch das schlechteste Wetter die Laune nicht verderben.

Gute Organisation als Schlüssel zum Erfolg

Ob klein oder groß: Eine Veranstaltung sollte durchgeplant und organisiert sein. Für jeden Gast sollte man die Möglichkeit bieten, aktiv zu werden und sich wohl zu fühlen. Damit die Veranstaltung reibungslos verläuft, sollten die Aufgaben klar verteilt sein und die Bereiche im Vorfeld durchgesprochen und organisiert. Dazu gehören die Speisen und Getränke, Tickets für die Veranstaltung und bei Bedarf Einlassbändchen. Einlassbänder bieten den Vorteil, dass man z. B. bei größeren Events gut unterscheiden kann, wer zum Verein dazu gehört und wer „nur“ ein Gast ist. Vor allem, wenn die Vereinsmitglieder vergünstigte Speisen und Getränke haben oder bestimmte Bereiche betreten dürfen. Ebenso sollten die Zuständigkeiten für den Auf- und Abbau zugeteilt sein, sowie Einkaufen, Aufräumen, Autos einweisen, Lebensmittel zubereiten und Verkaufen, Buch führen oder die Kasse abrechnen. Viele kleine Aufgaben müssen erledigt werden und es ist wichtig, die Zuständigkeit dafür im Vorfeld zu klären.

Soll die Veranstaltung nicht nur intern sein, sondern auch zum Gewinnen neuer Mitglieder oder Sponsoren gedacht sein, ist eine Werbestrategie unabdingbar. Eine Investition in Flyer oder Plakate, eine Präsentation im Internet sowie regelmäßige Updates in sozialen Netzwerken kann dabei helfen, viele neue Mitglieder zu gewinnen, Interesse an der Tätigkeit zu wecken und die Bekanntheit des Vereins zu vergrößern. Dafür ist es sinnvoll, das Fest nicht direkt auf das Osterwochenende zu legen, da die meisten Menschen für die freien Tage einen Plan haben und sich nicht spontan anders entscheiden. Anders ist es bei Veranstaltungen mit Kindern: Viele Eltern suchen eine Gelegenheit, mit den Kleinen etwas Besonderes zu unternehmen.