Digitales Personalmanagement

Der Schlüssel zum erfolgreichen Wachstum

Im Personalarbeitsindex, der vom Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) erstellt wurde, wird der Ist-Zustand hinsichtlich der strategischen Personalarbeit untersucht. Als eine der Kernerkenntnisse ist dort zu lesen, dass lediglich jedes dritte deutsche Unternehmen im Bereich strategische Personalarbeit gut aufgestellt ist. Hier braucht es effiziente digitale Lösungen, mit denen sich die Unternehmen bezüglich Analyse, Positionierung als Arbeitgeber:innen, Rekrutierung, Mitarbeiterbindung und Qualifizierung noch besser aufstellen können.

KMUs und Startups stehen vor besonderen Herausforderungen

Die KOFA-Studie nimmt auch neugegründete Startups und KMUs in den Fokus und sieht diese vor allem im Fall eines schnellen Erfolges vor einem Problem: Mit dem Erfolg geht in den allermeisten Fällen ein Anwachsen des Unternehmens einher - Zudem werden die Organisationsstrukturen immer komplexer. Da aber die Personalabteilungen oft nicht die finanziellen und personellen Ressourcen besitzen, um diese neuen Strukturen angemessen zu verwalten, kommt es einerseits zu einer administrativen Überlastung und andererseits gehen strategische Vorteile verloren.

Heute verfügen nicht mehr nur global agierende Konzerne über komplexe Strukturen, sondern immer öfter auch Startups und KMUs. Das bedeutet aber, dass auch sie möglichst frühzeitig innovative Technologien einsetzen sollten, um ihre Geschäftsprozesse, zu denen das Personalmanagement gehört, effizient zu steuern. Hier sind moderne HR-Softwarelösungen zukunftsweisend, denn man kann sie ohne großen Aufwand über sogenannte API-Schnittstellen in vorhandene IT-Strukturen integrieren. Dabei ist es nicht notwendig, laufenden Prozesse zu unterbrechen, was die Software für IT-Abteilungen und Anwender:innen in den Personalteams gleichermaßen leicht handhabbar macht.

Weitgehend automatisierte HR-Software verursacht weniger finanziellen Aufwand, wodurch Unternehmen mehr Mittel für andere Aufgaben nutzen und so ihr Wachstum vorantreiben können. Solch eine moderne HR-Software steht Unternehmen meistens in Form eines individuell zusammengestellten HR-Managementsystems zur Verfügung. Ein solches kann kosteneffizient genau auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens hin erstellt werden, was vor allem durch die zunehmende Digitalisierung und den hohen Grad an Automatisierung möglich ist. HR-Management-Software wird damit für Unternehmen jeder Größe verfügbar.

Personalmanagement-Software als Lösung

In den KMUs und Startups arbeiten zwar fähige Personalmitarbeiter:innen, woran es jedoch mangelt, ist eine kompakte und effiziente Lösung, durch die alle wichtigen HR-Prozesse eingängig digitalisiert und ohne Komplikationen relevante Informationen an Mitarbeiter:innen weitergegeben werden. Auf diese Weise können die Unternehmen fundierte strategische Entscheidungen treffen. Nach solchen Lösungen suchen immer mehr Entscheider.

Grundlage einer modernen HR-Software sind verschiedene Bausteine, etwa für exakte Zeiterfassung oder effiziente Schichtplanung in der Produktion bzw. im Gesundheitswesen. Solche Tools unterstützen die Mitarbeiter:innen auch durch ein automatisiertes Berichtswesen oder durch ein Projekt- und Dokumentenmanagement. Im Grunde kann eine moderne Personalmanagement-Software die Produktivität des gesamten Unternehmens steigern.

Personalmanagement-Software vermag aber noch mehr zu leisten. Beispielsweise erstellt sie automatisch Organigramme, durch die die Strukturen und Verantwortlichkeiten in einem Unternehmen sichtbarer werden. Um sensible Bereiche zu schützen, kann eine moderne HR-Software bei Bedarf ein Berechtigungssystem zur Verfügung stellen. So lassen sich Zugriffsrechte steuern und kontrollieren. Die Optimierung der Verwaltung ist vielen Unternehmen ein wichtiges Anliegen. HR-Software beinhaltet deshalb z. B. automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie eine Ausgabenkontrolle. Außerdem bietet die Software die Möglichkeit, zur rechtssicheren elektronischen Unterzeichnung von Unterlagen und Dokumenten.

Mithilfe eines effizienten und an den Mitarbeiter:innen orientierten Personalmanagements gelingt es einerseits, einzelne Aufgaben und Tätigkeitsbereiche besser miteinander zu „verzahnen“ und andererseits, das Unternehmen als Ganzes noch erfolgreicher zu machen. Dies ist der eigentliche und entscheidende Mehrwert einer solchen HR-Software.

Effiziente Personalmanagement-Software aus Spanien

Ein Beispiel ist Factorial HR, ein 2016 gegründetes Startup im Bereich Personalmanagement. Das Unternehmen hält den begehrten Unicorn-Status (wird an der Börse aktuell mit über 1 Milliarde US-Dollar bewertet), was es seinem Programm Factorial verdankt, einer „All-in-one“-Personalmanagement-Software. Die Software übernimmt und konsolidiert die meisten der zeitaufwendigen manuellen Verwaltungsaufgaben. Außerdem haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, Einblick in alle wichtigen HR-Prozesse zu nehmen. Durch eine solche Personalmanagement-Software werden die Unternehmen nicht nur in die Lage versetzt, ein mitarbeiterorientiertes Geschäftskonzept zu realisieren. Die Software unterstützt auch bei der Skalierung des Geschäfts.

Die vorangetriebene Digitalisierung haben dazu geführt, dass Personalmanagement, Produktion, Logistik oder Vertrieb heute wesentlich effizienter und schneller abgewickelt werden können. Durch den Einsatz von Technik kann ein Unternehmen heute sehr viel schneller und einfacher nach benötigtem Fachpersonal suchen. Gerade der Fachkräftemangel sollte Unternehmensleitungen dazu motivieren, sich nach einer hochwertigen HR-Software umzusehen. Sie unterstützt dabei, entsprechendes Personal zu integrieren, so die Disruption von Geschäftsprozessen zu verhindern und damit für nachhaltiges Wachstum zu sorgen.