Digitale Buchhaltung leicht gemacht

Wer selbstständig ist muss sich zwangsläufig mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen. Was bisher viel Papierkram und eine ganze Menge verschiedener Ordner bedeutet hat, kann mittlerweile digital erledigt werden. Unternehmer und Solo-Selbstständige müssen vieles beachten und sich an einige Regeln und Gesetze halten. Gerade in Zeiten der Corona Pandemie fühlen sich einige Selbstständige, deren Geschäfte von Lockdowns und Auflagen beeinträchtigt sind, allein gelassen. Zu all dieser Verantwortung kommt die korrekte Ausführung der Buchhaltung hinzu. Doch die digitale Buchhaltung muss nicht kompliziert sein.

Was bedeutet digitale Buchhaltung eigentlich?

Die Zeiten, in denen ein Unternehmer mit einem Berg voller Ordner und Papiere zu seinem Steuerberater fahren musste, um die Buchhaltung machen zu lassen, sind zum Glück vorbei. Nie war es einfacher, die Buchhaltung digital zu erledigen. Zunächst sollte entschieden werden, welche Software die passende ist. Es existiert eine Vielzahl von Tools am Markt, die verschiedene Bedürfnisse abdecken. Über diese Tools können Rechnungen erstellt und verschickt, die Lohnbuchhaltung erledigt und Belege erfasst werden. Das funktioniert meist mit wenigen Klicks und nach einer ersten Einarbeitung recht unkompliziert. In der Regel kann die Software für den Steuerberater freigegeben werden, der seinerseits dann seine Arbeit ganz einfach erledigen kann. Ein persönliches Treffen ist somit meist nicht mehr nötig. Auch gesetzliche Regelungen und Fristen, wie beispielsweise die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Belege, sind über solche Tools abgedeckt. Lediglich Belege und Eingangsrechnungen, die in Papierform im Unternehmen ankommen, müssen händisch eingescannt und im Buchhaltungsprogramm hochgeladen werden. Doch da die meisten Unternehmen ihre Rechnungen heutzutage digital versenden, hält sich auch diese Arbeit normalerweise im Rahmen.

Das passende Geschäftskonto zur digitalen Buchhaltung

Wer seine Buchhaltung digital erledigen möchte, sollte sich unbedingt auch ein passendes Geschäftskonto zulegen. So gibt es moderne Geschäftskonten, die ganz einfach und unkompliziert mit der Buchhaltungssoftware verbunden werden können. Damit können eingehende sowie ausgehende Zahlungen mit nur einem Klick dem richtigen Beleg zugeordnet werden. Außerdem ist es mit solchen Kontomodellen ganz einfach, dem Steuerberater Zugriff auf das eigene Geschäftskonto zu geben. Auf diese Weise erleichtert der Selbstständige sich selbst und auch seinem Steuerberater die Arbeit. Ein modernes Geschäftskonto sollte also unbedingt über die richtigen Schnittstellen verfügen, um die eigene Buchhaltung einfach und digital zu gestalten und keinen unnötigen Papierkram mehr erledigen zu müssen.

Die Vorteile der digitalen Buchhaltung

Dass die digitale Buchhaltung gegenüber der herkömmlichen Buchhaltung in Papierform einige Vorteile bietet, liegt auf der Hand. Da wären zunächst die Kosten. Statt Unmengen an Papier, Ordnern und Druckerpatronen zu verbrauchen, werden alle Rechnungen und Belege einfach digital erfasst. Das schont die Umwelt und den Geldbeutel. Auch Zeit ist eine Ressource, die durch die digitale Buchhaltung gespart wird. Das stundenlange Sortieren und Ablegen von Belegen entfällt, da dies nun mit nur wenigen Mausklicks schnell und unkompliziert über eine Software erfolgt. Ist das Geschäftskonto mit der Buchhaltungssoftware verknüpft, geht das Ganze umso schneller und effizienter. Weiterhin bietet die digitale Buchhaltung einige Sicherheit gegenüber der Buchhaltung in Papierform. So sorgen die Buchhaltungsprogramme dafür, dass Gesetze und Fristen eingehalten werden. Außerdem sind digital aufbewahrte Belge vor einer Zerstörung durch Brand, Wasserschäden oder Diebstahl geschützt. Natürlich ist auch der Datentransfer digital wesentlich einfacher. Der Steuerberater kann ganz einfach mit seinem eigenen Zugang jederzeit auf die Buchhaltung zugreifen. Das umständliche Versenden von Papierbelegen per Post entfällt und auch persönliche Treffen sind nicht mehr unbedingt notwendig. Außerdem sorgt die digitale Buchhaltung für Flexibilität. Denn wenn man schnell etwas nachsehen möchte, kann man das jederzeit von überall aus tun, wo es einen Computer und eine Internetverbindung gibt. Es ist nicht mehr nötig, ins Büro zu fahren, um zeitintensiv in den verschiedenen Ordnern nach dem passenden Beleg zu suchen.

Fazit: Die digitale Buchhaltung ist einfach und sicher

Wer sich also für die digitale Buchhaltung entscheidet, profitiert von einigen Vorteilen. Damit alles einfach und reibungslos funktioniert, sollte eine passende Software ausgewählt werden, die zu den eigenen Bedürfnissen passt und in die man sich schnell einarbeiten kann. Außerdem muss in jedem Fall ein modernes Geschäftskonto eröffnet werden, dass sich unkompliziert mit dem digitalen Buchhaltungsprogramm verknüpfen lässt. Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, kann diesem dann die nötigen Zugriffsrechte geben und somit allen Beteiligten das Leben leichter machen. Da Selbstständige sich um viele Themen, wie Altersvorsorge, Versicherungen, etc. kümmern müssen, ist eine einfache digitale Buchhaltung besonders wichtig.