Firmenumzug

So geht’s leichter!

Unabhängig von der Firmengröße gibt es vor dem Wechsel an einen neuen Standort einiges zu planen und organisieren. Anders als bei Privatumzügen müssen viel mehr Details bedacht werden, damit unnötige Dienstausfallzeiten umgangen werden. Allerdings spielt auch beim Umzug eines Unternehmens die Wahl der richtigen Kisten und Kartons eine wesentliche Rolle. Wer gut sortiert und strukturiert den Firmenumzug plant, trägt maßgeblich zu mehr Effizienz bei.

Welche Umzugskartons gibt es speziell für gewerbliche Umzüge?

Kartons für den Firmenumzug können aus ganz verschiedenen Materialien gefertigt sein, damit alles Bürozubehör unbeschadet transportiert werden kann. Die Wandstärke lässt sich je nach Bedarf auswählen, was sich günstig auswirkt auf die Umzugskosten. Wer viel Zeit in der Planung sparen möchte, kauft am besten ein Umzug Komplett-Set mit den gebräuchlichen Kartonagen für Firmen und Betriebe. Mit farbigen Kartons lässt sich der jeweilige Inhalt gut kennzeichnen, was die Zuordnung am neuen Standort deutlich erleichtert. Der Firmenumzug ist immer eine gute Gelegenheit, das Archiv zu prüfen und veraltete Unterlagen auszusortieren. Bei Expansionen und dem damit verbundenen Papierberg können Firmendokumente ebenfalls gut in entsprechenden Umzugskartons zwischengelagert werden. Für individuelle Büroeinrichtung können außerdem Kartons nach Maß angefertigt werden.

Firmenumzug mit Zusatzleistungen für einen geordneten Ablauf

Die Umzugsfirma sollte nicht nur zum eingeplanten Budget passen, sondern vor allem auch schon Erfahrungen mit Geschäftsumzügen haben. Das erkennt man daran, dass hilfreiche Zusatzleistungen vor Ort oder sogar am neuen Standort angeboten werden. So können beispielsweise die alten Büroräume gereinigt oder in den neuen Räumlichkeiten Handwerksdienstleistungen durchgeführt werden. In vielen Fällen ist ein Firmenumzug ohne örtlich erreichbaren IT-Techniker mittlerweile gar nicht mehr denkbar. Idealerweise ist die gesamte Kommunikationstechnik im neuen Büro bereits installiert und auf Funktionalität getestet, bevor sich der Umzugswagen mit Möbeln, wichtigen Unterlagen und dem allgemeinen Bürobedarf einfindet. So lassen sich Büromöbel montieren und aufstellen, ohne dass später wichtiger Raum für die Bürotechnik fehlt. Häufig lohnt sich der Kauf neuer Anlagen mehr, als eine veraltete Konstruktion viele Kilometer weit durchs Land zu transportieren, was der Umwelt schadet und die Umzugskosten in die Höhe treibt.

Interne Maßnahmen für einen reibungslosen Firmenumzug

Schon lange vor dem eigentlichen Umzugstermin kann die neue Firmenanschrift überall hinterlegt werden:

◉ auf Briefvorlagen und Versandtaschen
◉ in der Email-Signatur
◉ Visitenkarten austauschen
◉ Werbematerialien neu bedrucken lassen
◉ Firmenstempel aktualisieren

Am vorherigen Standort müssen alle vom Vermieter ausgehändigten Schlüssel zurückgegeben werden. Die Rückgabe durch Mitarbeitende sollte mit einem Vorlauf von mindestens zwei Wochen geplant werden. Das ist auch der ideale Zeitpunkt, um mit Handwerksfirmen und anderen externen Dienstleistern zu terminieren. Eine genaue Gewerkeliste kann jedoch schon im vorangehenden Quartal erfolgen. Dabei wird nicht nur eine akribische Inventur für den Umzug durchgeführt und Unnötiges aussortiert, sondern auch Strom, Telefon und so weiter gekündigt. Zu dieser Zeit suchen die meisten Inhaber für den Firmenumzug zudem eine Spedition heraus und holen Angebote ein.

Formalitäten zum Firmenumzug

Wie eine Geschäftsummeldung genau abzulaufen hat, hängt von der Branche und der Art der Firma ab. Ein Steuerberater kann bei der Gewerbeummeldung behilflich sein, was viel Zeit einspart. Wie bei privaten Umzügen sollten Parkverbotszonen eingerichtet werden, wenn auf einem Firmengelände keine direkte Zufahrt zu den Räumlichkeiten gewährleistet werden kann. Beim Firmenumzug dürfen immer dann große Umzugskartons schwer gepackt werden, wenn diese mit Hilfsmitteln transportiert werden können, wozu beispielsweise auch ein Umzugslift zählt. Der Firmenumzug mit allen nötigen Sonderausgaben lässt sich bei der Steuer geltend machen. Ökonomisch gesehen ist es in der Regel günstiger, veraltetes Mobiliar und Technik abzuschreiben, anstatt zu versuchen, durch Erlös einen geringen Gewinn zu machen. Steuerlich verursachen derartige Einnahmen aber einen unnütz bürokratischen Aufwand. Am besten werden alle vereinbarten Termine schriftlich festgehalten, für die Finanzbehörden sollten außerdem alle Rechnungen rund um den Firmenumzug aufgehoben, besser noch sofort digitalisiert und gesichert gespeichert werden.

Fazit Firmenumzug ohne Stress

Die ideale Vorbereitungszeit auf einen Firmenumzug beträgt in kleineren Unternehmen rund drei Monate. Bei Expansionen und neuen Zweigstellenniederlassungen müssen kaum Umzugskartons oder Möbel mitgenommen werden, die Organisationsarbeit im Vorfeld ist jedoch viel intensiver. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind übrigens statistisch gesehen unterschiedlich stark gestresst von Umzügen. Beim Umzug ins Ausland sollten die aktuellen Bestimmungen lieber zwei Mal nachgeprüft werden. Nur allzu leicht fällt ein Möbelwagen sonst erst einmal beim kontrollierten Grenzübertritt aus, bis die notwendigen Unterlagen und Papiere im Original vorliegen. Externe Dienstleister erleichtern den Gewerbeumzug ungemein und können ebenso wie die übrigen Umzugskosten bei der Steuererklärung berücksichtigt werden.